Семь Основ Деловой Коммуникации
Есть семь существенных элементов к успешной деловой коммуникации:
Если Вы собираетесь общаться эффективно в бизнесе, существенно, что у Вас есть твердое схватывание этих семи элементов.
Так давайте смотреть на каждого в свою очередь...
1. СТРУКТУРА
То, как Вы структурируете свою коммуникацию, фундаментально для того, как легко она поглощена и понята Вашей аудиторией.
У каждой хорошей коммуникации должны быть эти три структурных элемента:
открытие
тело
завершение
Это структурное правило сохраняется независимо от того, что Ваша коммуникация - записка, обращение по телефону, сообщение голосовой почты, личное представление, речь, электронная почта, webpage, или мультимедийное представление.
Помните - аудитория Вашей коммуникации может быть только одним человеком, маленькой командой, аудиторией, полной людей или соотечественника, даже глобального, группа миллионов.
В этом случае размер не имеет значения - правила остаются тем же самым.
Открывающийся
Открытие позволяет аудитории Вашей коммуникации быстро понимать то, о чем коммуникация.
Короткий, острый и к сути, хорошее открытие позволяет Вашей аудитории быстро достигать решения того, действительно ли обратить внимание на Ваше сообщение.
Время - драгоценный ресурс, в конце концов, и более быстрое, которое Вы можете 'получить к сути', и быстрее Ваша аудитория может принять то 'решение' внимания игнорирования/платы более положительно, они рассмотрят Вас---, который может быть ОЧЕНЬ важным, если Вы нуждаетесь или хотите общаться с ними в будущем.
Тело
Вот то, где Вы добираетесь до 'сердца' Вашего сообщения.
Это находится в теле сообщения, что Вы сообщаете все свои факты и цифры относительно действия, которое Вы хотите, чтобы аудитория Вашей коммуникации предприняла после проявления внимания по Вашему сообщению.
Держите свои факты, числа и любые графы или диаграммы, которые Вы могли бы представить к сути. Не срывайте свою аудиторию с несоответствующим материалом, или диаграммы с запутывающими, неразборчивыми числами и цветами.
- БАР СТОРОНЫ -
Есть ключ к быстрой сообразительности Вашего сообщения - ПОЦЕЛУЙ.
Передайте графику своего представления в сорте семь детей. Если ОНИ могут следовать и понять их, возможности хороши, что Ваша аудитория будет также.
- ЗАКАНЧИВАЮТ БАР СТОРОНЫ -
Близко
Завершение - то, где Вы подводите итог своей коммуникации, напоминаете Вашей аудитории Ваших ключевых пунктов, и оставляете их с ясным пониманием того, что Вы хотите, чтобы они сделали затем.
Чем более сильно Вы можете закончить свою коммуникацию, тем более легко помнивший это будет Вашей аудиторией.
2. ЯСНОСТЬ
Согласитесь с messaqe, который Вы хотите поставить, как предоставление запутанного сообщения к Вашей аудитории только заканчивается с ними перепутанный и Вашим проигнорированным сообщением.
Если Вы даете сообщение о, скажем, сверхурочные платежи тогда не добавляют в сообщениях о детальных проблемах бюджета или наступающем пикнике штата - ЕСЛИ они АБСОЛЮТНО не сходятся с Вашим оригинальным сообщением.
Это намного лучше и более ясно для Вашей аудитории, если Вы создаете отдельную коммуникацию об этих проблемах ancilliary.
3. ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ
Ничто больше расстройств постоянный читатель, скажем, Ваш информационный бюллетень чем несогласованность Вашего сообщения.
Открытие позицию по проблеме одна неделя, только чтобы опрокинуть его, следующее, затем опрокидывают ТО положение на следующей неделе, только порождает недоверие в Вашем сообщении.
И недоверие в Вас!
Люди, которые не доверяют Вам, чрезвычайно вряд ли предпримут действие, которое Вы желаете, чтобы они предприняли. Они также очень вряд ли обратят любое внимание на Ваши будущие сообщения.
Так же как последовательность среди многократных сообщений, знать, что несогласованность в пределах Вашего сообщения может быть так же, как смертельной к пониманию аудитории.
4. СРЕДА
Если единственный инструмент, который Вы имеете в своем toolbag, является молотком, довольно скоро все начинает быть похожим на гвоздь.
Точно так же, если все, Вы верите Вам, имеет, поскольку инструмент коммуникаций - PowerPoint тогда довольно скоро все, что Вы сделаете, уменьшают очень возможность коммуникаций до представления PowerPoint. И поскольку любой из нас, кто сидел через слишком много скучных демонстраций слайдов, засвидетельствует, "замеченный, замеченный их всех."
Есть несметное число, были Вы, может поставить Ваше сообщение - уловка должна использовать правильный.
Который является правильным?
Тот, который сообщает Ваше сообщение:
-
с самой большой точностью
-
с наибольшей вероятностью понимания аудитории
-
по самой низкой финансовой стоимости
-
по самой низкой стоимости времени
Отметьте: это должно встретить все эти критерии. Нет абсолютно никакой ценности в расходах наименьшего количества суммы денег, если среда, которую Вы выбираете, не поставляет ни на одном из других критериев.
Так, какие СМИ доступны? У Вас есть выбор от любого или комбинации следующего:
* бумажная записка * letter* непосредственный presentation* лицом к лицу seminar* непосредственный телефон presentation* meeting* личное представление "один ко многим" * простая текстовая электронная почта * телефонное представление "один ко многим" * текст + графика email* голосовая электронная почта * webpage* webcast/webvideo* радиопередача * телевидение * нажимают release* коммерческое телевидение/фильм * cd-rom/dvd
Выбор правильной среды или СМИ очевидно важен, поскольку финансовые затраты некоторых в вышеупомянутом списке выше чем другие. Поймите соединение СМИ превратно, и Вы могли закончить тем провели много времени и денег на очень визуально привлекательной деловой коммуникации, которая поставляет КОРОЛЮ рядом с нолем (возвращение на инвестициях).
5. УМЕСТНОСТЬ
Это никогда не прекращает поражать меня, что управляющие делами все еще полагают, что все заинтересовались бы их сообщением - и затем продолжили бы подвергать любого, и все они могут найти к ужасающей демонстрации слайдов PowerPoint соединенный действующим из лучших побуждений, но эстетически брошенным вызов подчиненным.
Экран после экрана длинного текста, в маленьком едва четком размере шрифта (потому что маленький размер шрифта - единственный способ соответствовать всем словам на понижение), который менеджер должным образом и тупо читает дословный.
Тьфу!
Психологическая действительность состоит в том, что, если человек не интересуется предметом сообщения, они очень вряд ли обратят любое внимание.
Что означает, что, если Вы вынуждаете их проявить внимание к Вашему сообщению, Вы фактически повернете их против Вас и будете еще менее вероятными получить их внимание в будущем.
Спасите свой всесторонний анализ бюджета и работы произведенные Excel диаграммы для тех, кто искренне заботится и должен знать о таких вещах.
Если Ваша деловая коммуникация должна затронуть несколько областей, которые не могли бы представлять интерес для Вашей всей аудитории, сообщать им альтернативных ресурсов, которые более полно обращаются к каждой из этих дополнительных областей.
Вы можете сделать это, например, если их с легко помнившей и письменной связью к webpage, где большая глубина информации может быть сохранена.
6. ПЕРВЕНСТВО/НОВИЗНА
Это существенно, чтобы знать, что, одну неделю спустя, деловую коммуникацию помнят один или обе из двух вещей:
Психологи называют эффект запоминания первых немногих пунктов представленным как 'Эффект Первенства'. Точно так же они называют эффект запоминания последних немногих пунктов представленным Вам как 'Эффект Новизны'.
Так как люди отличаются, в котором Эффект является самым доминирующим для них, лучше 'покрывать Ваши основания и предпринимать усилие иметь и сильное и незабываемое открытие и сильное близко.
Сильное открытие может быть чем-нибудь, что захватило внимание аудитории:
-
цитата,
-
шутка,
-
громкий шум,
-
нелепое утверждение.
Только удостоверьтесь, что Ваше открытие остается совместимым с и имеет отношение с предметом коммуникации.
Например, пока вводная линия, "Свободный Пол доступен в холле", без сомнения получила бы внимание Вашей аудитории, если бы тема Вашей коммуникации после того о некоторой переразработке процесса, продолжающейся в Вашем отделе, Ваша аудитория раздражалась бы (некоторые будут очень раздражаться в Вашей двуличности. Они чувствовали бы себя обманутыми!
Одинаково, сильное близкое, которое не имеет никакого сходства с главным телом коммуникации, только смутило бы и разочаровало бы аудиторию, принесенную до, ожидают кое-что больше.
И не думайте, что юмор спасет Вас.
Деловая коммуникация - серьезный бизнес, и у очень немногих людей есть навык, чтобы быть в состоянии поставить humourous сообщение, что аудитория будет сохранять и действовать.
Один из великих комичных авторов Америки, Стэна Freburg, был убежден баловаться рекламой. Решая, что его собственное агентство нужно назвать, 'Петрушка, Мудрец, Розмари и Osborn, Division of Thyme, Inc', Freburg создал ряд невероятно забавных объявлений. На основании них он был нанят, чтобы создать объявление для Тихоокеанских Юго-западных Авиалиний (PSA), который навсегда помнят в летописи рекламы как 'Белый Летчик Сустава'.
"Он стремился к людям, которые очень не хотят полететь и навсегда волнуются то крушение самолетов. Чтобы умиротворить их, он заставил авиалинию раздавать одеяла безопасности - буквально, крошечные одеяла с эмблемой PSA - любому пассажиру, волнующемуся, что полет мог бы убить их. Это было весело. И авиалиния умерла, смеясь.
"Где-нибудь между письмом затычки и всей забавой," комментирует Джерри Делла Femina, который был призван PSA в панике, чтобы уничтожить то, что сделал Freburg, потому что они не думали, что они собирались пережить его, "кто-то должен был продать кое-что. Поцелуй смерти в рекламе состоит в том, когда Вы делаете ошибку из влюбления в Ваши собственные слова." PSA уступил юмору и, нестранно, обанкротился.
