Организуйте свой Office - Семь Решений
1. Создайте систему регистрации с широкими категориями, такими как Insurance и затем сломайте те категории далее в подкатегории (то есть, автомобиль, жизнь, медицинская), располагая в алфавитном порядке их по пути. Посвятите один ящик файла каждой категории (если возможный), и используйте различный цвет для каждой категории.
2. Создайте индекс файла для Вас и кого - либо еще бывшего должного получить доступ к Вашим файлам. Индекс файла - в основном легкий в использовании гид туда, где каждый файл расположен. Так, если Вы ищете страховое требование, вход в Вашем индексе файла может быть похожим на это: (я называю это, мой Делать библии не проигрывает!)
Страховые Требования - Страхование (I-10)
3. Чтобы минимизировать прерывания Вашего собственного времени и других, наметьте 5-минутную встречу где-нибудь в течение дня с людьми, с которыми Вы чаще всего должны говорить. Это предотвращает частый удар в Вашу дверь, которую Вы можете испытать! Сообщите другим, когда Вы доступны, чтобы встретиться с ними, возможно между 3-4 ПОПОЛУДНИ, например. Спросите у своего босса в течение 5 минут его/ее времени, каждодневного, чтобы пробежаться через любые вопросы, которые Вы можете иметь, избавляя от необходимости постоянные прерывания. (Наконечник - это работает большое с супругами также! Нет больше, Мед, я могу только попросить, чтобы Вы сделали эту вещь? Или запрос его/ее в офисе, чтобы узнать, когда подобрать детей. Ежедневные встречи очень ценятся всеми!)
4. Сопротивляйтесь потребности ответить на Ваш телефон каждый раз, когда это звонит. Используйте свою голосовую почту, когда Вы воздействуете кое на что.
5. Предотвратите телефонный признак и напрасно потраченное время по телефону. Возвращая обращения по телефону, соберите всю информацию, в которой Вы нуждаетесь ПРЕЖДЕ, ЧЕМ Вы сделаете запрос. См., есть ли другой человек, который может ответить на Ваш вопрос, вместо того, чтобы иметь необходимость ждать ответ.
6. Сортируйте свою поступающую бумагу ежедневно и решите то, что Вы должны сделать с каждым листком бумаги. Настройте файл затруднения, чтобы загнать их в загон к ДОСу. Затруднение - 1-31 файл с сепараторами в течение каждого дня месяца и месяцев года. Так, если у Вас есть записка с телефонным номером кого-то, Вы должны перезвонить, поместить ту бумагу в затруднение в день, Вы можете возвратить запрос.
7. Шаблоны использования и формы в любое время Вы можете. Так, если люди входят в Ваш офис часто, чтобы заимствовать кое-что, вместо того, чтобы иметь их, оставляют примечание, держат стек Заимствованный Пункт Forms для них, чтобы "заполниться в бланке" и уехать в Вас в определяемом местоположении.
