Центр внимания на Производительности: Как Преодолеть Перегрузку ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ
Вы когда-либо чувствуете себя пораженными по электронной почте? Вы когда-либо проводили больше своего дня, пробираясь через Вашу электронную почту чем управление Вашей работой? Вы ищете способы провести меньше времени, создавая, справляясь и отвечая на сообщения? Обнаружьте, как преодолеть перегрузку электронной почты и быть более производительными при письме сообщений более эффективной электронной почты и уменьшая объем электронной почты.
Напишите Сообщения Эффективной ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ
Начните улучшать эффективность Вашей электронной почты, создавая и форматируя легкий следовать за содержанием, и при использовании предписьменных ответов.
Создайте Ясное Содержание
Рассмотрите эти стратегии модернизировать Ваши коммуникации с понятным, сообщения электронной почты:
? Другие помощи располагают по приоритетам, как действовать на Вашу электронную почту включением ясной, определенной подчиненной линии и повторением важной подчиненной информации в теле сообщения.
? Определите свои ожидания в теле сообщения. Вы хотите, чтобы Ваши получатели действовали, ответили, читали, или FYI электронной почты только?
? Когда Вы печатаете адреса для своего сообщения, проверьте, кто получает Вашу электронную почту. Много программ пытаются автозаполнить адрес электронной почты, который, возможно, не является Вашим намеченным получателем.
? Будьте осторожны со своим тоном и языком. Как с любой другой коммуникацией, соответствуйте сообщению к своей аудитории. Если читатель не понимает Ваше сухое чувство юмора, например, они могут быть смущены или оскорблены, а не удивлены.
? Может быть заманчиво использовать акронимы в мире Ежевики и IM (мгновенная передача сообщений), но только использовать чрезвычайно общие сокращения, такие как FYI или как можно скорее, если Вы не абсолютно уверенны, что человек, получающий Вашу электронную почту, знает то, что они подразумевают.
? Ясно опознайте себя незнакомцам в пределах Вашего сообщения и в подписи сообщения.
Отформатируйте Сообщения Удобочитаемой ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ
Упростите сообщения электронной почты, которые Вы посылаете с чистым, легким для чтения форматированием:
? Доберитесь к сути. Сократите параграфы к не больше, чем пяти или шести линиям, чтобы уменьшить чтение.
? Ограничьте текст электронной почты единственной печатной страницей. Если Вы имеете больше текста, уменьшаете сообщение или рассматриваете приложение документа Слова. Удалите предыдущие ответы, которые больше не относятся к текущему обмену.
? Шрифты использования между 10 и 12 пунктами в размере за исключением заголовков и выбирают стиль шрифта, который легок читать. Примените цвета экономно.
? Добавьте чистые линии и белое место, чтобы отделить параграфы и области деталей.
? Управляйте шашкой правописания и перечитайте сообщения один в последний раз для ясности и грамматики прежде, чем щелчок Пошлет.
Используйте Предписьменные Ответы
Уменьшите Объем ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ
Некоторые из главных путей сократить количество электронной почты, которую Вы получаете, состоят в том, чтобы управлять числом сообщений, что Вы посылаете, уменьшаете ненужные последующие ответы, и определяете, когда коммуникация от человека к человеку - лучший выбор. Сократите Число Сообщений Вы SendBefore, который Вы пишете своей следующей электронной почте, стремитесь активно уменьшить, сколько электронной почты Вы посылаете:
? Прочитайте все ответы на тему прежде, чем ответить на оригинальное сообщение. Сопротивляйтесь получению связанного с нитями электронной почты, которые не воздействуют на Ваши цели.
? Не посылайте, и отговаривайте Ваш штат посылать, chime-in сообщения, которые являются просто незначительными ответами, такими как Благодарность you и Вы являетесь долгожданными не отвечайте на макулатурную почту.
? Избегите Ответа на Все, если все получатели не должны видеть Ваш ответ. Иначе Вы - помощь мусору их электронной почты.
? Используйте Cc (точная копия) линия только, когда тема воздействует на работу получателя. Хотя может казаться легче послать сообщение всем в отделе или Вашей организации, сначала спросить себя, Кто должен знать? Почему? Большинство людей, которые получают точную копию, предполагает, что есть кое-что, что они, как предполагается, делают.
? Рассылка первых экземпляров Использования (слепая копия), чтобы скрыть большие реестры рассылки документов или замаскировать имена избранных получателей. Все получатели могут ответить на сообщение, но ответы не будут получены никем в списке Рассылки первых экземпляров, который уменьшает количество электронной почты, которую они получают.
Устраните Беспорядок в Своей ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ
В дополнение к введению сообщений меньшего количества электронной почты, смотрите на другие способы уменьшить сообщения в Вашем Входном почтовом ящике:
? Издайте часто требуемую информацию относительно своего вебсайта компании и удостоверьтесь, что вебсайт быстро обновлен, когда изменения происходят.
? Когда Вы отсылаете информационные сообщения, которые не требуют обратной связи, препятствуют ненужным ответам при использовании формального языка и начинаются и сообщения конца без Необходимого Ответа или FYI Только.
? Неподпишитесь на электронные информационные бюллетени, что Вы не читаете и перемещаете другие из своего Входного почтового ящика к папкам для того, чтобы читать во время путешествия или другого вниз времена. Не неподписывайтесь на рассылки, которые Вы никогда не начинали, или Вы можете далее открыть поток макулатурной почты.
? Если это - доступный выбор, установка из сообщения офиса, которое отвечает на поступающие сообщения, когда Вы не доступны, чтобы ответить на Вашу электронную почту. Ясно заявите свое время ответа, когда Вы возвратитесь, и с кем можно связаться во время Вашего отсутствия.
Выберите Голос Вместо ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ
часто есть времена, когда телефонные или беседы лицом к лицу - превосходящий выбор к электронной почте. Поднимите трубку или устройте встречу когда:
? Построение связи важно.
? Тему эмоционально заряжают.
? Есть, многие переплетали проблемы, чтобы решить или есть потребность в длинных диалоговых обсуждениях.
Осуществление этих стратегий для того, чтобы преодолеть перегрузку электронной почты может помочь Вам стать более производительными и освободить Вас от Вашего Входного почтового ящика.
© 2005 Dawn Bjork Buzbee
